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Como
consultores, respondemos una gran cantidad
de preguntas referentes a la implantacion,
capacitacion, uso y mantenimiento de
sistemas de Codigos de Barras en
pequeñas y grandes empresas. Es
interesante observar la gran variedad de
preguntas que van desde temas fiscales,
conectividad, la falta de informacion, la
mala interpretacion y sobrestimacion sobre
complejidad del sistema, hasta el periodo
de retorno de inversion. Por lo general el
dueño de un pequeño negocio
tiene la idea de que el sistema es
costoso, sera dificil de operar, no
obtendra beneficio alguno y no vale la
pena el cambio - "P'us al fin, asi
trabajamos bien". La intencion de este
articulo es el de proveer informacion real
y sencilla sobre el uso del Codigo de
Barras en los pequeños negocios que
por su volumen de ventas necesitan
automatizarse, con respuestas a preguntas
que le atañen directamente, ademas
de dispersar la mayoria de los mitos en
torno a la correcta instrumentacion de un
sistema confiable.
Si usted
es un comerciante serio, que quiere ver a
su negocio crecer, con un control de sus
inventarios, costos, y productividad, no
importando el tamaño de su empresa,
siga leyendo emdash; se sorprendera de la
simplicidad del sistema.
La gran
aceptacion de los supermercados, que
tienen sistemas de Codigos de Barras, ha
enfocado la atencion de una gran parte de
sus clientes debido a los ahorros de
tiempo, mejor servicio que ellos ofrecen y
gran variedad de surtido. Si hoy se
encuentra en una guerra de mercado local,
dependiendo en el giro de su negocio, con
minisupers (OXXO, SIX, Super 7, Super la
playa), zapaterias (Tres Hermanos, Canada,
GonPard, Emyco, Minelli), boutiques (El y
Ella, Scappino, Lob, Ferrioni, Aca Joe,
Guess), ferreterias (Ace HomeCenter,
Amutio, Calzada), papelerias (Lumen,
Tecnium, Cornejo), librerias (Gahndi,
Libreria de Cristal, Gonvill), o farmacias
(El fenix, Benavides, Guadalajara, San
Isidro, San Jose) en el futuro se vera mas
afectado cuando se abran franquicias y
cadenas extranjeras que estan enfocadas a
los pequeños comercios. Estos
nuevos negocios ofrecen a los compradores
gran surtido y atencion inmediata -
servicio que no pueden ofrecer
regularmente los comercios con sistemas
manuales. Hoy dia, el tener un sistema
automatico le proporcionara una ventaja
competitiva pero en 2 años, mas o
menos, sera un medio de
supervivencia.
Quiza
una de las preguntas con la que mas
frecuentemente nos enfrentamos
es:
¿Podre
mantener un control riguroso y seguir
vendiendo sin factura?
La
respuesta se tiene que resolver en dos
partes. En cuanto al control riguroso,
manejo de inventarios, control de ventas,
estadisticas, generacion de ofertas y
rotacion de mercancias, no existe duda
alguna que el sistema proporciona estos
beneficios. Respecto a la segunda parte,
esto es un problema con la Secretaria de
Hacienda y Credito Publico (SHCP). Hoy en
dia la regulacion fiscal se ha modificado
para restringir las ventas sin factura y
tener un mejor control tanto sobre las
ventas como en las compras. Existen
penalizaciones severas para los comercios
que no cumplan con las disposiciones
fiscales y aun asi existen muchos negocios
que siguen operando bajo esta modalidad.
Sin considerar los beneficios directos que
esto acarrea, analicemos lo que le esta
costando a su negocio el trabajar sin una
contabilidad real y confiable -
desinformacion, falta de control,
ignorancia de las perdidas, restriccion de
crecimiento, falta de transparencia en las
operaciones y problemas
contables.
Desinformacion:
Si se le preguntara #191;Cuanto vale su
tienda? ¿Cual es su inventario? la
respuesta en la mayoria de los casos
seguramente sera - ¡ No lo se !. Esto
se debe al terrible cancer de la
desinformacion, sobre la cantidad y
variedad de articulos que maneja; cosa que
es muy dificil saber por medio de un
control manual. Otras no menos
importantes, sin una respuesta clara
son:
¿Cuales
son los articulos con mas
desplazamiento?
¿Cuales
articulos llevan mas de 2 meses, 6 meses,
o un año en su anaquel?
¿Que
articulos ya pasaron de moda y ocupan un
espacio vital dentro de su area de
exhibicion? y estan restringiendo el flujo
de efectivo del negocio.
¿Como
poder prevenir que no existan faltantes de
los articulos con mayor rotacion? aun
cuando el tiempo de resurtido es
alto.
Al
reflexionar sobre estas preguntas, estara
de acuerdo que son de gran importancia
para poder programar las compras, pagar
comisiones, disminuir los inventarios y
generar mas ventas. Si de ellas se pueden
obtener respuestas con metodos manuales,
surge la inquietud de poder cuantificar el
valor de esta informacion. Imaginese la
cantidad de trabajo requerida en
horas-hombre y el costo por hora necesario
para llevar a cabo esta tarea; recuerde
que este trabajo lo tendra que hacer
semanalmente. Adicionalmente hay que
considerar los gastos intangibles que son
dificiles de cuantificar como la falta o
deficiencia de servicio, inventarios
obsoletos o vencidos, y gastos contables
innecesarios. Un sistema automatico provee
informacion eficientemente.
Falta de
control: Al no existir un control riguroso
de la mercancia, se tiene que recurrir a
un mecanismo de control policiaco donde
los empleados se ven tentados a infringir
las reglas cuando no estan siendo
observados. Aqui no solo se habla de
perdidas por robo, sino falta de acomodo
en anaqueles, etiquetacion equivocada de
precios, equivocacion en el surtido, falta
de registro y errores en el cobro. Cuando
un negocio crece el control que se
mantiene se transfiere a personal de
confianza que no necesariamente son las
personas indicadas para supervisar al
personal. De aqui que se requiera un
mecanismo operativo donde se pueda
controlar al personal, las ventas y las
compras sin tener que estar presente en el
establecimiento todo el dia.
Otro
aspecto es el "saber como comprar". Por lo
general los negocios pequeños
prosperan gracias al gran atino y vision
del dueño cuando compra la
mercancia adecuada para realizar sus
operaciones. El sistema automatico de
venta no remplaza al comprador, sino que
le proporciona una herramienta muy valiosa
para hacer mejor su compra; esta es
informacion actualizada.
Ignorancia
en perdidas: Con un metodo manual es
dificil cuantificar las perdidas sobre
mercancia rota, robada o desaparecida. Al
obtener informacion sobre las areas que
son mas afectadas por las desapariciones,
se puede implantar un sistema mas seguro
de revision de mercancia, aplicar sistemas
automaticos de control, o vigilancia mas
estricta. Cuando se vende sin factura es
muy dificil saber cuanto ha caido en "el
cajon" y la ganancia solo se cuantifica al
final del dia. Si desaparece mercancia, o
hasta efectivo, es muy poco probable que
el dueño detecte el faltante; y si
lo logra sera demasiado tarde. La solucion
es un sistema de revision diaria de las
ventas y un control automatico de
inventarios.
Restriccion
de crecimiento: Quiza el problema
operativo mas grande es la proyeccion de
crecimiento. Las barreras operativas
descritas anteriormente no le permiten al
dueño o gerente del negocio tomar
decisiones que incurran en la expansion
del mismo; como son:
- Escoger
y ofrecer mercancias de mayor
aceptacion.
- Aprovechamiento
del area de exhibicion.
- Eliminar
faltantes de inventario.
Echando
a volar la imaginacion y con las
condiciones actuales de operacion, piense
que haria si mañana por la
mañana su negocio fuera del doble o
triple de tamaño con una variedad
de mercancias incrementada en la misma
proporcion. Quiza aun en estas
circunstancias su empresa siga siendo
pequeña, pero en un 90% de los
casos las barreras contables y operativas
para este salto son inalcanzables. Los
comercios pequeños siguen siendo
operados en familia y en general, debido a
los niveles de estudio, existe un
desconocimiento en el manejo y
administracion. Un sistema automatico de
Punto de Venta le ofrece la posibilidad de
poder crecer sin tener los problemas del
control manual - proporciona una
plataforma de crecimiento.
Remate
de mercancia obsoleta: Excepto en el caso
de articulos perecederos es posible que
existan articulos con antigüedades
mayores a un año, y esto implica
exceso de inventarios y costos
financieros. La mayor limitante en los
negocios en expansion es el flujo de
capital que por lo general se obtiene por
medio de instituciones financieras con
intereses estratosfericos. La alternativa
es, sabiendo lo que se tiene, el poder
rematar lo que no se vende facilmente para
poder comprar lo que si genera
utilidades.
La
mercancia que no se vende acarrea, ademas,
problemas de falta de espacio. Un comercio
pequeño no tiene espacio suficiente
para almacenar toda la mercanc&ia que
quisiera y es de vital importancia el
crear ese espacio. Por lo que es mas
recomendable el liquidar la mercancia que
no se vende, aun al costo.
Usted al
ser el director conoce todos los pasos de
compra, venta, mercadotecnia y publicidad
del mismo y por lo tanto si llega a faltar
usted es posible que en un lapso corto de
tiempo (unas vacaciones) no se respeten
las politicas y se genere un caos. Lo que
se necesita es concretar un mecanismo o
metodologia tal, que un subordinado pueda
determinar que mercancias son necesarias y
comprarlas razonablemente bien, sin su
supervision. Esto le libera mas tiempo
para hacer lo que realmente necesita -
ATENDER A SU CLIENTE como el se
merece.
En
muchos casos, especialmente para empresas
pequeñas que operan con el
dueño del negocio y mas de dos
empleados, el costo de la desinformacion
es superior a los impuestos y gastos
contables que se tendrian que pagar por
llevar un sistema eficiente. Ademas se
tienen todas las desventajas ya antes
mencionadas.
Suena
bonito, pero, ¿se requiere de mucho
equipo?.
El
sistema en su mas pequeña expresion
requiere de:
- Un
punto de venta - computadora, monitor,
cajon de dinero, impresora de ticketes,
torreta de precio y en el caso de
emitir facturas un impresora de matriz
de punto (costo aprox. $2,000.00 a
$3,000.00 USD).
- Un
scanner laser, CCD, o de manos libres
(aprox. $60.00 a $500.00 USD
dependiendo del lector).
- Una
impresora de etiquetas de codigo de
barra para imprimir etiquetas de la
mercancia que no este codificada
(aprox. $400.00 a $1,000.00
USD).
- Un
programa de punto de venta y control de
inventario (aprox. de $500.00 a
$1,000.00 USD).
Cuando
se quieren instalar mas de dos puntos de
venta se requiere equipo adicional para
poder conectar los sistemas en red y poder
afectar el inventario desde cualquier
terminal. Si se tienen sucursales en
diferentes localidades controladas desde
una oficina matriz, se recomienda tener
sistemas autonomos completos en cada
sucursal y un control completo en la
matriz. De esta manera cada tienda tiene
su informacion y solo al final del dia se
tiene que actualizar la base de datos en
la computadora central de la oficina
matriz. La actualizacion puede llevarse
con un diskette o por medio de
modem.
Al
instalar el sistema ¿Tendre que
cambiar todas las politicas y aspectos
operativos.
Por
favor, pase a la siguiente
columna.
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El
proceso general es muy similar al que se
utiliza actualmente pero con algunas
modificaciones:
- Hacer
un pedido.
- Dar
de alta en la base de datos TODA la
informacion ANTES de aceptar cualquier
mercancia. Actualizando los datos del
proveedor, los precios de compra y
venta. En el caso de no existir un
Codigo de Barras en los productos, se
generan las etiquetas
necesarias.
- Estandarizar
las unidades de venta. Esto es
especialmente importante cuando se
tienen varias tiendas y una sola bodega
de recepcion.
- Recibir
el pedido leyendo las etiquetas de
codigo de barras que envia el
fabricante o en el caso de no existir,
con las etiquetas previamente
generadas.
- Colocar
la mercancia en los
anaqueles.
- Al
vender, registrar los productos a
traves del punto de venta.
Automaticamente se busca el precio de
los mismos en la base de datos, se
descuenta del inventario y en el caso
de llegar a niveles suficientemente
bajos, se le avisa al encargado para
poder comprar mas de ese producto. El
sistema calcula automaticamente
impuestos (IVA, IEPS) que le facilitan
la contabilidad. Se genera el recibo
(ticket) de compra y la
factura.
- Al
final del dia se generan reportes de
ventas por importe, impuestos,
vendedor, fabricante o
articulo.
- Al
final del mes puede generar reportes de
comisiones de venta, articulos mas
desplazados, o menos desplazados,
inventarios obsoletos, etc.
El
inventario real debe ser la diferencia
entre las entradas y salidas. Cuando se
toma un inventario fisico (con sistemas
automatizados con Codigo de Barras) y se
compara contra el inventario teorico (que
esta en la computadora) la diferencia
indica la cantidad de perdidas por robo,
ruptura o desaparicion.
¿Y
tendre que estudiar computacion 6
meses?
La
capacitacion en el uso de este tipo de
sistemas es bastante sencillo y se puede
dividir en dos etapas. La primera esta
enfocada a las cajeras y la implantacion
se puede dominar en un lapso de 15
minutos. La segunda etapa es mas completa
ya que se enfoca a la generacion de
reportes y mantenimiento de las bases de
datos y se puede dominar en dos dias
aproximadamente - dependiendo de las
habilidades del usuario. Para el
mantenimiento de los archivos, control del
sistema, generacion de reportes
adicionales y adecuacion especializada, es
muy recomendable tener conocimientos de
computacion - pero NO es necesario,
siempre y cuando tenga la asesoria de la
persona que le vendio el
software.
¿Cual
equipo se adapta a mis necesidades
?
Aunque
existen varias marcas de puntos
de
venta,
programas, lectores
e impresoras en el mercado, cabe mencionar
que la seleccion del equipo inicial es muy
importante, y se necesita un proveedor
confiable. Ya que se va a hacer una
inversion y se va a depender de la
confiabilidad del sistema, es requisito
que el proveedor mantenga contratos de
servicio, partes, refacciones y
consumibles. De nada sirve invertir en el
sistema si no se puede operar debido a una
deficiencia en etiquetas, o por la falla
de un lector. El precio de compra
(desembolso inicial) del sistema no es
significativo contra el costo operacional
del mismo. Si un sistema funciona
correctamente, su depreciacion y retorno
de inversion se llevara a cabo en un lapso
razonable de tiempo(4 a 5 meses). Si falla
el proveedor de servicios el costo
operativo se incrementa substancialmente,
el retorno de la inversion y el querer
regresar a las condiciones anteriores a la
automatizacion. Si el sistema falla, antes
que nada se tiene que identificar la
verdadera causa del problema, fue el
equipo o el proveedor. En muchos casos el
vendedor del sistema se concreta a cerrar
el trato y se olvida del servicio
Post-Venta. De aqui que varios
comerciantes tengan aberracion a los
sistemas automaticos.
Antes de
seleccionar el sistema que le satisface
investigue a su proveedor. Pida
referencias de instalacion y de servicio
post-venta con varios de los clientes del
proveedor. Esto le solucionara muchos
dolores de cabeza en el futuro. Ustedsabe:
No es unicamente el vender, sino el mejor
servicio.
Al poner
el sistema tendre que codificar la mayoria
de los productos y esto incrementara mis
costos.
Analizando
la cantidad de articulos que contienen
Codigos de Barras de origen podemos
observar que para Diciembre de 2004 el 99%
de los Abarrotes, 93% de la ropa y 95% de
las mercancias generales ya vienen
codificados de fabrica.
Los
productos que tendra que codificar y
etiquetar son todos aquellos que no vienen
codificados. La AMECE regula la asignacion
de numeros de fabricante para los
productos de mercancias generales, que se
venden en supermercados y tiendas
departamentales. En vez de etiquetar
exigale a sus proveedores que se afilien
con AMECE y que le manden la mercancia
codificada de origen. Esto los beneficiara
a ambos, ya que le facilitara el ingreso
de sus productos, le reducira los costos y
a su proveedor le significara mejor
aceptacion de su mercancia en muchas mas
tiendas. Usted como comerciante no se
tiene que dar de alta con AMECE excepto si
tiene productos con marca propia que venda
en otros comercios, supermercados o
tiendas detallistas.
La
objecion mas popular es: "El sistema es
muy caro"
Antes de
poder contestar esta pregunta tenemos que
hacer varios calculos que pueden parecer
algo complicados pero que en realidad son
bastante sencillos. Los precios del
Hardware han bajado en los ultimos
años a una tercera parte de lo que
costaban en 1993 (cuando surgio
originalmente este articulo)
Por
varios medios y en varias compañias
se ha podido constatar que en promedio el
costo de una hora hombre es de
aproximadamente MN$30.00 o de MN$0.50 el
minuto; considerando sueldo, Seguro
Social, INFONAVIT, 2% sobre erogaciones,
SAR, reparto de utilidades, vacaciones,
primas, y otras prestaciones, sobre todos
los empleados de la empresa.
Al tener
que justificar la INVERSION (y no gasto)
del equipo, se tiene que hablar de costos
de operacion en valores reales. Por
ejemplo, tomemos los ahorros que se tienen
al hacer una remision o factura por
metodos manuales y automaticos. Basados en
datos obtenidos en varios pequeños
negocios en el area de ferreterias el
tiempo promedio que se lleva realizar
manualmente una remision 78 segundos y el
de una factura es de 226 segundos. En el
mismo ramo se realizan en promedio 156
remisiones (con 6 articulos) y 34 facturas
(con 17 articulos) al dia. Con metodos
automaticos se reducen los tiempos a 16
segundos y 32 segundos respectivamente. El
ahorro en tiempo se traduce en 16,268
segundos o 271 minutos o 4.5 horas hombre
por dia. Considerando el costo de cada
hora hombre esto representa ahorros de
MN$135.50 en un dia o MN$3,252.00 al
mes.
Si
considera el costo de las etiquetas que
utiliza para poner el precio o clave en
sus productos se sorprendera al conocer
los costos del material, la mano de obra y
los errores que se cometen en el
etiquetado; ya sean intencional o por
descuido. El costo de las etiquetas oscila
entre MN$10.00 el millar con un
desperdicio del 10% aprox. Cada etiqueta
le toma al operador 1.4 segundos en
promedio en aplicarla y se ponen alrededor
de 1514 etiquetas al dia (usando los datos
recolectados arriba). Considerando que
solo habra que aplicar etiquetas a un 5%
de los productos ya que los demas lo traen
de fabrica, Esto se traduce en 1000
segundos o 16 minutos que equivale a
MN$8.00 por dia o MN$216.00 el mes de mano
de obra. En total, sin considerar los
errores en el costo de etiquetado es
MN$220.00 al mes aproximadamente. Es decir
que casi este costo se debe a mano de
obra.
Utilizando
estos valores el retorno de la inversion
se recupera de 120 a 150 dias, que es un
tiempo bastante razonable. De esa fecha en
adelante solo se obtienen beneficios.
Estos valores varian entre las diferentes
empresas debido a las diferentes
cantidades de mercancia que manejan, la
cantidad de clientes, los vendedores,
costo de las mercancias, etc. De cualquier
manera proporcionan una idea de los
costos.
En el
peor de los casos: Con otro argumento,
supongamos que el equipo se compra de
contado, no se usa, y considerando que se
incurre en una perdida de liquidez
equivalente al interes bancario que
produjera ese dinero (12% anual). Con el
monto de la inversion ($3,000.00 USD el
mas sofisticado) actualizado con el
interes compuesto a cuatro años se
tiene una deuda final de $4,720 USD.
Finalmente, la Secretaria de Hacienda
reconoce por depreciacion el monto inicial
del equipo en un periodo de cuatro
años, lo que se traduce en un
precio final de $1,720.56USD. El costo por
hora (35040 horas en 4 años) en
estas circunstancias es de $0.049USD que
representa, en pesos de hoy (10.85 pesos
por USD), MN$0.532 por hora. Este valor es
1/56 parte del costo de una hora hombre
(en un turno de 8 horas). Es decir, cuesta
mucho mas el tiempo de un empleado que el
costo del sistema sin uso. En resumen si
el costo por empleado es muy superior al
costo del equipo, se tiene que proveer a
los empleados con el mejor equipo y
tecnologia para poder realizar su trabajo.
¡ El equipo es lo mas barato del
proceso !
En este
analisis no hemos considerado ningun otro
beneficio que el sistema pueda presentar,
como el reducir el costo por hora, tampoco
se han considerado los beneficios que
presentan los planes de arrendamiento u
otros instrumentos financieros; se ha
tratado de incluir la menor cantidad de
variables para mantener una interpretacion
directa y sencilla. Debido a que se ha
considerado este valor como gasto
exclusivamente, sin ningun beneficio y sin
la depreciacion gradual, la pregunta es la
siguiente: En el peor de los casos
¿Que MN$0.532 por hora es un costo
muy alto por tener un sistema de control
eficiente?. Consideramos que
definitivamente NO, ya que ni los
estacionamientos publicos cuestan tan
poco.
Ya me
convencio. ¿Que mas puede hacer el
sistema ?
Esto
trae otros beneficios intangibles que se
reflejan en:
- Mejor
atencion al cliente.
- Atencion
mas rapida o menos colas, especialmente
en temporadas altas (, Regreso a
clases, Semana Santa, Navidad) donde la
cantidad de clientes se duplica o
triplica.
- Simplificacion
en el entrenamiento del
personal.
- Mejoras
en la imagen del negocio.
Todos
estos intangibles se traducen de una
manera u otra en la mejor operacion de su
empresa. Sus clientes se sienten mejor
atendidos, seguramente volveran y lo
recomendaran.
Para
terminar...
Despues
de todo este analisis podemos concluir que
el sistema con Codigo de Barras presenta
ventajas inigualables, en servicio,
reportes, control de inventarios,
velocidad en el punto de venta, y
capacitacion sencilla. El costo del
sistema se paga por si solo en 150 dias,
la capacitacion es facil, la imagen de la
empresa se eleva, y muchas otras razones.
Aun con estas ventajas existen problemas
con la adquisicion del mismo. El problema
final se traduce directamente a la
RESISTENCIA AL CAMBIO que existe en la
mayoria de las compañias. A este
respecto, lo unico que se puede decir es
que en los negocios donde se ha
implantado, despues de 3 meses de uso y
bajo una encuesta, unanimamente responden
que NUNCA REGRESARIAN AL METODO
ANTIGUO.
*
Advertencia: Este articulo se ha publicado
sin acentos debido a que los buscadores de
la red (Google, Yahoo, etc) tienen
dificultades al indexar las palabras y
paginas correspondientes. Agradecemos su
comprension y si requere la version
correcta con gusto se la hacemos
llegar.
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